Gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong Tố tụng Dân sự

Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ tới chúng tôi tại:

▪ Email: info@minhthienlaw.com  ▪ Số điện thoại: 0913 865 900 ; 09 77 33 77 99 ▪ Địa chỉ: Khu Thương mại, Dịch Vụ, Phòng 0.03, Lô A, Himlam Riverside, Đường Hoàng Trọng Mậu, Phường Tân Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh

Việc trao đổi thông tin thông qua các phương tiện điện tử phổ biến và được ưa chuộng bởi ưu điểm thuận tiện và nhanh chóng. Chính vì ưu điểm này, Nhà nước cũng đã và đang từng bước áp dụng phương tiện điện tử vào hoạt động quản lý nhà nước nói chung và tố tụng dân sự nói riêng. Trong lĩnh vực tố tụng, việc tiếp nhận và tống đạt các văn bản tố tụng của Tòa án đã có thể được thực hiện qua phương tiện điện tử, hay được pháp luật định nghĩa chung là “giao dịch điện tử trong tố tụng dân sự”[1]. Sự thay đổi này giúp người dân tham gia tố tụng tại Tòa án thuận lợi hơn, đặc biệt là đối với những người dân ở vùng sâu, vùng xa, vùng có giao thông không thuận lợi.

Để quy trình gửi và nhận văn bản tố tụng, tài liệu chứng cứ bằng phương tiện điện tử được thực hiện hiệu quả, ngày 30/12/2016, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP hướng dẫn thi hành một số quy định của Bộ luật tố tụng dân sự, Luật Tố tụng hành chính về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, được sửa đổi, bổ sung một số điều bởi Nghị quyết 02/2025/NQ-HĐTP ngày 27/6/2025, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 (sau đây gọi tắt là “Nghị Quyết 04 Sửa Đổi, Bổ Sung”).

A. GỬI, NHẬN TÀI LIỆU VÀ CẤP, TỐNG ĐẠT VĂN BẢN TỐ TỤNG BẰNG PHƯƠNG TIỆN ĐIỆN TỬ TRONG TỐ TỤNG DÂN SỰ LÀ GÌ?

Là quá trình người khởi kiện, người tham gia tố tụng thực hiện thủ tục gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và việc Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự.

Hiện nay có hai hình thức để gửi, nhận tài liệu và được cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử với Tòa án: (i) gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử với Tòa án; (ii) chỉ nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo.

B. LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN GỬI, NHẬN TÀI LIỆU VÀ CẤP, TỐNG ĐẠT VĂN BẢN TỐ TỤNG BẰNG PHƯƠNG TIỆN ĐIỆN TỬ TRONG TỐ TỤNG DÂN SỰ?

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng muốn thực hiện gửi, nhận tài liệu và được cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Có địa chỉ thư điện tử để gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử đến và đi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án;

(2) Có chữ ký điện tử được chứng thực bằng chứng thư điện tử đang còn hiệu lực do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, công nhận;

(3) Đã đăng ký gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử thành công theo hướng dẫn tại Nghị Quyết 04 Sửa Đổi, Bổ Sung;

(4) Đáp ứng các điều kiện khác theo quy định của pháp luật về gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử và hướng dẫn tại Nghị Quyết 04 Sửa Đổi, Bổ Sung.

Đối với hình thức gửi, nhận và được cấp, tống đạt điện tử thứ nhất là (i) gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử với Tòa án” thì người khởi kiện, người tham gia tố tụng phải đáp ứng cả bốn điều kiện trên. Còn đối với hình thức gửi, nhận và được cấp, tống đạt điện tử thứ hai (ii) chỉ nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo thì người khởi kiện, người tham gia tố tụng chỉ cần đáp ứng điều kiện (1) và (3) bên trên.

C. TÌNH TRẠNG THỰC HIỆN GỬI, NHẬN TÀI LIỆU VÀ CẤP, TỐNG ĐẠT VĂN BẢN TỐ TỤNG BẰNG PHƯƠNG TIỆN ĐIỆN TỬ TRONG TỐ TỤNG DÂN SỰ TẠI CÁC TÒA ÁN HIỆN NAY

Theo khoản 2 Điều 23 của Nghị Quyết 04 Sửa Đổi, Bổ Sung thì việc áp dụng việc gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử tại Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân khu vực được thực hiện khi có đủ điều kiện. Bên cạnh đó, Tòa án nhân tối cao sẽ thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án nhân dân tối cao danh sách các Tòa thực hiện gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong tố tụng dân sự.

Mặc dù hiện nay có một số Tòa án đã và đang triển khai thí điểm hoặc áp dụng một phần hệ thống gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong quá trình giải quyết các vụ án dân sự nhưng hiện tại, trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án nhân dân tối cao chưa có danh sách chính thức các Tòa án thực hiện gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong tố tụng dân sự trên toàn quốc. Do đó, để biết được có thể thực hiện gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong tố tụng dân sự hay không thì người dân có thể liên hệ trực tiếp với Tòa án địa phương để biết thêm thông tin chi tiết về việc áp dụng gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong từng trường hợp cụ thể.

D.   TRONG TRƯỜNG HỢP NGƯỜI DÂN THỰC HIỆN GỬI, NHẬN TÀI LIỆU VÀ CẤP, TỐNG ĐẠT VĂN BẢN TỐ TỤNG BẰNG PHƯƠNG TIỆN ĐIỆN TỬ BỊ GIÁN ĐOẠN, KHÔNG THÀNH CÔNG THÌ PHẢI XỬ LÝ NHƯ THẾ NÀO?

Theo khoản 3 Điều 9 của Nghị Quyết 04 Sửa Đổi, Bổ Sung, trường hợp thực hiện gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử mà xảy ra sự cố, nếu sau ba (03) ngày không khắc phục được thì người khởi kiện, người tham gia tố tụng phải gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ; Tòa án phải cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương thức khác theo quy định của pháp luật tố tụng. Phương thức khác ở đây có thể là nộp trực tiếp tại Tòa án hoặc gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính. Khi đó, thời gian không khắc phục được sự cố ba (03) ngày được coi là trở ngại khách quan và không tính vào thời hạn tố tụng.

Vướng mắc đối với người dân khi sử dụng phương tiện điện tử trong quá trình tố tụng là việc thao tác trên các nền tảng điện tử do cơ quan nhà nước lập và quản lý còn phức tạp và khó thực hiện đặc biệt là đối với đối tượng là người cao tuổi, người không sử dụng phương tiện điện tử thường xuyên vẫn cần có người đại diện theo uỷ quyền để thay mình thực hiện quyền và tố tụng. Ngoài ra, tuy việc áp dụng phương tiện điện tử vào quy trình tố tụng giúp cho việc tham gia tố tụng của người dân được thuận lợi hơn nhưng vẫn cần phải đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó điều kiện về đăng ký chữ ký điện tử cũng là một điều kiện không phổ biến đối với người dân hiện nay.

Nếu cần biết thêm chi tiết, giải đáp vướng mắc về các vấn đề như yêu cầu cấp, công nhận chữ ký điện tử; đăng ký gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử hoặc yêu cầu người đại diện tham gia tố tụng, người dân vui lòng liên hệ với Luật Minh Thiên để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp.

[1] Để tránh nhầm lẫn, trong phạm vi bài viết này, thuật ngữ “giao dịch điện tử trong tố tụng dân sự” được thay thế bằng cụm từ “gửi, nhận tài liệu và cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong tố tụng dân sự”.

Click để xem bài viết bằng tiếng Anh

Xem nội dung bài viết trình bày theo hình thức ấn phẩm: Tiếng Việt | Tiếng Anh

Miễn trừ trách nhiệm:

Bài viết này

• thể hiện quan điểm chủ quan của tác giả liên quan đến chủ đề chính được nhắc đến trong bài viết này, có giá trị tham khảo tốt nhất tại thời điểm đăng tải bài viết;

• không được xem là quan điểm, ý kiến của bất kỳ cơ quan nhà nước nào trong bất kỳ trường hợp nào; và

• không cấu thành tư vấn pháp lý của Luật Minh Thiên (Minh Thien Law) và không nên được áp dụng để giải quyết bất kỳ tình huống pháp lý cụ thể nào.

Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ: info@minhthienlaw.com | 09 77 33 77 99 - 0913 865 900