▪ Email: info@minhthienlaw.com | Website: minhthienlaw.com ▪ Địa chỉ: Tầng 19, P.1901, Saigon Trade Center, Số 37 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh ▪ Số điện thoại: 0913 865 900 ; 09 77 33 77 99 |
Trong ý thức người Việt Nam, hợp đồng thường gắn với khái niệm của những tập giấy trắng mực đen được ký tay, và đóng dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự phát triển của hạ tầng mạng, nền tảng trực tuyến và việc phổ biến của các giao dịch điện tử những năm gần đây, khái niệm hợp đồng giấy, hay hợp đồng truyền thống dần được thay thế bởi hợp đồng điện tử. Chữ ký sống và con dấu đỏ cũng dần nhường chỗ cho các công cụ phụ trợ cho hợp đồng điện tử như chữ ký điện tử, chữ ký số, hay chứng thư chữ ký. Hợp đồng điện tử và các công cụ phụ trợ của nó mang đến nhiều ưu điểm như không cần không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí in ấn, và không bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường. Đặc biệt, hợp đồng điện tử hay các công cụ phụ trợ không yêu cầu các bên phải gặp mặt trực tiếp hay vận chuyển bản gốc qua dịch vụ chuyển phát.
Vậy hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thư chữ ký điện tử/chữ ký số là gì? Khác biệt của chúng so với hình thức truyền thống nằm ở đâu? Sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thư chữ ký như thế nào cho đúng? Và quan trọng hơn, liệu hợp đồng điện tử có có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không? Những câu hỏi này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. Hy vọng bài viết này cung cấp căn cứ cho bạn áp dụng hợp đồng điện tử và những công cụ phụ trợ trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, đồng thời nắm bắt xu hướng hợp đồng mới của tương lai.
A. HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ LÀ GÌ
Hợp đồng điện tử là một khái niệm không mới theo pháp luật Việt Nam. Luật Giao dịch điện tử 2005 đã có những quy định về hợp đồng điện tử, và Bộ luật lao động 2019 một lần nữa nhắc về hợp đồng điện tử như một hình thức mới của hợp đồng lao động. Luật Giao dịch điện tử hiện hành năm 2023 ghi nhận: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu”[1]. Thông điệp dữ liệu được hiểu là “thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”[2], phương tiện điện tử bao gồm “phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác”[3].
Nhìn chung, định nghĩa của luật dẫn chiếu tới nhiều khái niệm khác nhau, nhưng tóm gọn lại để một hợp đồng được xem là “hợp đồng điện tử” khi tập hợp đủ các yếu tố sau:
(i) Tài liệu có chứa thông tin; và
(ii) Thông tin được tạo, gửi, nhận, lưu trữ thông qua các thiết bị, hệ thống phi truyền thống như trên không gian mạng, ổ đĩa, điện toán đám mây.
Một ví dụ đơn giản về hợp đồng điện tử là khi truy cập vào các trang điện tử (website), người dùng thường được yêu cầu đồng ý hoặc từ chối các cookie máy tính của trang điện tử đó. Cookie máy tính là tệp tin văn bản nhỏ được lưu trên thiết bị của người dùng khi người đó truy cập vào trang web, giúp các trang web đó nhớ thông tin và cải thiện trải nghiệm của người dùng trên không gian mạng. Hoặc như theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP Về bảo vệ dữ liệu cá nhân, các trang mạng nếu có hành vi lưu trữ, phân tích hay có những hành vi xử lý dữ liệu cá nhân khác của người dùng (là chủ thể của dữ liệu cá nhân) thì cần có sự đồng ý rõ ràng của người dùng[4]. Điều này yêu cầu việc người dùng đọc và chọn vào ô đồng ý xử lý dữ liệu từ trang web. Tất cả những ví dụ này đều là các dạng Hợp đồng điện tử, với một bên là bên cung cấp dịch vụ (chủ sở hữu trang điện tử) và bên còn lại là người dùng truy cập và sử dụng trang điện tử đó.
Tóm lại, hợp đồng điện tử đã hiện diện trong đời sống, hoạt động kinh doanh thương mại từ lâu tại Việt Nam nhưng thường không được các bên liên quan để ý. Người dùng, thậm chí doanh nghiệp thường xem nó là một dạng thông báo hiển thị trên máy tính, điện thoại như một điều hiển nhiên và thông thường mà chưa hiểu rõ giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử quan trọng tới mức độ nào.
B. SỬ DỤNG CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ, CHỮ KÝ SỐ, VÀ CHỨNG THƯ CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ TRONG HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Tổng quan về hợp đồng điện tử chỉ ra rằng các hoạt động liên quan đến hợp đồng, từ tạo lập, đánh giá, lưu trữ, đến gửi nhận, đều có thể thực hiện hoàn toàn trong môi trường điện tử mà không cần sử dụng giấy và bút. Thay vào đó, việc này được thực hiện thông qua các phương tiện như chữ ký điện tử, chữ ký số, và chứng thư chữ ký điện tử.
Luật Giao dịch điện tử 2023 định nghĩa:
Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu[5].
Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu[6].
Chứng thư chữ ký điện tử hoặc chứng thư chữ ký số là thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử hoặc là người ký chữ ký số[7].
Ba khái niệm trên còn khá mới mẻ với đa số người Việt Nam nhưng thực tế đã được các công ty, cơ quan nhà nước, tổ chức khác áp dụng khá thường xuyên do tính tiện dụng trong việc ký tài liệu ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, nhanh chóng, và có thể chuyển hợp đồng được ký ngay cho đối tác hoặc để lưu trữ.
Để phân biệt, chữ ký điện tử ám chỉ chung cho tất cả các chữ ký ký theo hình thức điện tử, trong khi chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử chú trọng hơn vào tính bảo mật và rất khó để giả mạo. Đối với chứng thư chữ ký điện tử hay chứng thư chữ ký số, có thể xem đây là một phần phụ trợ cho chữ ký điện tử và chữ ký số nhằm ghi nhận thông tin của người ký và đảm bảo chữ ký được ký đã được xác thực (ký bởi người ký) và được bảo đảm.
Chữ ký điện tử cũng có thể được tạo ra bởi một công ty và sử dụng riêng cho hoạt động của chính công ty đó, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thường được gọi là chữ ký số chuyên dùng[8].
Chữ ký điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau[9]:
(i) Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
(ii) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
(iii) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
(iv) Hiệu lực của chữ ký điện tử có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.
Chữ ký số là chữ ký điện tử bên cạnh đáp ứng những điều kiện trên còn phải thỏa mãn một số yêu cầu khác như[10]:
(i) Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
(ii) Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Trường hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trường hợp chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
(iii) Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.
Trong trường hợp công ty muốn dùng chữ ký điện tử chuyên dùng để giao dịch với các tổ chức như đối tác, cá nhân khác hoặc có nhu cầu công nhận chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn, thì cần đăng ký với Bộ Thông tin và Truyền thông để được cấp chứng nhận chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn.
Tại Việt Nam, có một số công ty đã cung cấp dịch vụ về chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số, và chứng thư số, có thể kể đến như Misa eSign, VNPT-CA, BKAV, FPT-CA với mức chi phí ưu đãi hướng tới đối tượng khách hàng doanh nghiệp. Các chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài như DocuSign, Acrobat Sign cũng có thể được công nhận tại Việt Nam thông qua việc đáp ứng một số điều kiện nhất định cũng như thực hiện quy trình công nhận theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Hiện nay, trang web của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có chức năng kiểm tra văn bản ký số nhằm đánh giá tính hiệu lực và hợp lệ của chữ ký. Thông tin tra cứu tại https://neac.gov.vn/vi.
C. CHUYỂN ĐỔI HÌNH THỨC GIỮA HỢP ĐỒNG TRUYỀN THỐNG SANG HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ VÀ NGƯỢC LẠI
Nếu một hợp đồng giấy được ký tay, đóng dấu, sao chụp, tải lên các nền tảng trực tuyến, hay gửi qua thư điện tử thì có được xem là hợp đồng điện tử không? Câu trả lời là không. Bản chất của các hợp đồng giấy đó vẫn là hợp đồng truyền thống, và không nằm trong định nghĩa của hợp đồng điện tử. Trong trường hợp muốn chuyển đối hợp đồng giấy đó thành hợp đồng điện tử, cần phải đáp ứng một số yêu cầu sau[11]:
(i) Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
(ii) Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
(iii) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
Ngược lại, một hợp đồng điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu cũng có thể trở thành hợp đồng truyền thống khi đáp ứng các điều kiện sau[12]:
(i) Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;
(ii) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
(iii) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
Như vậy, việc giao thoa của hợp đồng điện tử với hợp đồng truyền thống cho thấy việc áp dụng linh hoạt của cả hai loại hợp đồng trong thực tế kinh doanh để tận dụng ưu thế của từng loại hợp đồng trong từng hoàn cảnh cụ thể như tính linh hoạt, nhanh chóng của hợp đồng điện tử và giá trị chứng minh của hợp đồng truyền thống.
D. HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ, CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ, CHỮ KÝ SỐ, VÀ CHỨNG THƯ ĐIỆN TỬ
Thông điệp dữ liệu nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng có giá trị pháp lý tương đương với các tài liệu truyền thống, và Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng quy định rõ ràng rằng: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”[13]. Bên cạnh đó, Luật này còn quy định một số nguyên tắc xác định giá trị của thông điệp dữ liệu khác như:
Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản trong trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản, với điều kiện thông điệp đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu[14];
Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh (trừ khi có những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp đó), và có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh[15].
Thông điệp dữ liệu có giá trị dùng làm chứng cứ trong các giao dịch dân sự, quy trình tố tụng, hay các trường hợp khác[16].
Các quy định về giá trị của chữ ký điện tử, chữ ký số cũng tương tự với hợp đồng điện tử khi đáp ứng các quy định của pháp luật được nêu tại mục trước. Chữ ký điện tử theo đó có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy, và không thể bị phủ nhận giá trị chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử hay chữ ký số. Chứng thư điện tử yêu cầu một số điện kiện phức tạp hơn để có hiệu lực, ví dụ như phải được ký bằng chữ ký số của bên phát hành, có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh, và trong trường hợp pháp luật có chỉ ra thời gian liên quan thì phải có dấu thời gian.
Tóm lại, hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số, hay chứng thư điện tử, nếu đáp ứng các điều kiện của Luật Giao dịch điện tử, đều có hiệu lực pháp lý như các văn bản hay chữ ký truyền thống, và có thể thay thế các hình thức truyền thống. Điều này phù hợp với tập quán thương mại và pháp luật của các quốc gia khác trên thế giới, phát huy những ưu điểm của hợp đồng điện tử và các công cụ có liên quan. Chúng tôi tin rằng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số, và chứng thư điện tử sẽ sớm phổ biến hơn nữa tại Việt Nam với việc có hiệu lực của Luật Giao dịch điện tử 2023 từ ngày 01/7/2024.
Nếu bạn muốn tìm kiếm sự hỗ trợ về việc áp dụng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thư điện tử vào hoạt động kinh doanh, hay thẩm tra tính pháp lý của các tài liệu và công cụ này, đừng ngần ngại tìm đến chúng tôi.
Xem nội dung bài viết trình bày theo hình thức ấn phẩm: Tiếng Việt | Tiếng Anh
Cơ sở pháp lý:
[1] Điều 3.16 Luật Giao dịch điện tử 2023
[2] Điều 3.4 Luật Giao dịch điện tử 2023
[3] Điều 3.2 Luật Giao dịch điện tử 2023
[4] Điều 11, Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 của Chính phủ về Bảo vệ Dữ liệu cá nhân
[5] Điều 3.11 Luật Giao dịch điện tử 2023
[6] Điều 3.12 Luật Giao dịch điện tử 2023
[7] Điều 3.13 Luật Giao dịch điện tử 2023
[8] Điều 22.1(a) Luật Giao dịch điện tử 2023
[9] Điều 22.2 Luật Giao dịch điện tử 2023
[10] Điều 22.3(d), (đ), và (e) Luật Giao dịch điện tử 2023
[11] Điều 12.1(a), (b), và (c) Luật Giao dịch điện tử 2023
[12] Điều 12.2 (a), (b), và (c) Luật Giao dịch điện tử 2023
[13] Điều 8 Luật Giao dịch điện tử 2023
[14] Điều 9 Luật Giao dịch điện tử 2023
[15] Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023
[16] Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023
Miễn trừ trách nhiệm:
Bài viết này
thể hiện quan điểm chủ quan của tác giả liên quan đến chủ đề chính được nhắc đến trong bài viết này, có giá trị tham khảo tốt nhất tại thời điểm đăng tải bài viết;
không được xem là quan điểm, ý kiến của bất kỳ cơ quan nhà nước nào trong bất kỳ trường hợp nào; và
không cấu thành tư vấn pháp lý của Minh Thien Law và không nên được áp dụng để giải quyết bất kỳ tình huống pháp lý cụ thể nào.
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ: info@minhthienlaw.com | thien@minhthienlaw.com
Bình luận